Professioneller Außenauftritt – auch bei Messen und Veranstaltungen

Planen Sie eine Messe oder eine Veranstaltung?

Auch hier ist …

professioneller Auftritt ein absolutes Muss für jedes Unternehmen.

Sie erinnern sich vielleicht an einen meiner früheren Blog-Artikel, in dem ich erwähnte, dass ein Interessent immer einen professionellen Eindruck von Ihrem Unternehmen gewinnen muss, ganz gleich, auf welchem Weg der Interessent Ihr Unternehmen „betritt“.

Auf welchem Weg ein Kunde kommt, sucht sich der Kunde in der Regel selber aus. Ob persönlich im Laden oder über Ihre Interseite, oder E-Mail oder Telefon.

Auch ein Messestand präsentiert Ihr Unternehmen. Während der Messezeit ist der Stand schließlich eine Art „Außenstelle“ Ihres Unternehmens. Und außerdem sind Sie ja auf der Messe, um gerade hier neue Kunden für sich zu gewinnen. Daher ist ein professioneller Auftritt von absoluter Notwendigkeit. Oft entscheiden nur Sekunden, ob Ihr Stand die Aufmerksamkeit eines vorübergehendnr Messebesuchers auf sich zieht, er an Ihrem Stand stehen bleibt oder ihn sogar betritt und Sie anspricht.

Daher gibt es auch hier – oder gerade hier – einige wichtige Grundregeln und Verhaltensregeln.

Erstens muss der Stand natürlich optisch ansprechend gestaltet sein, möglichst offen, nicht nur Tische oder Stellwände zugebaut. Hier hilft Ihnen in der Regel eine professionelle Marketingagentur weiter, die mit Messebau Erfahrungen hat.

Planen Sie Ihre Standbesetzung rechtzeitig. Wichtig ist dabei, dass die wichtigsten Unternehmensbereiche am Stand mit kompetenten Ansprechpartnern vertreten sind. Auf jeden Fall sollte jederzeit auch ein Entscheidungsträger am Stand anwesend sein. Wichtig ist ein klar definierter Standleiter. Über ihn laufen alle wichtigen und organisatorischen Angelegenheit.

Am Stand herrscht grundsätzlich äußerste Disziplin. Dazu gehören das Abmelden beim Verlassen des Standes und das wieder anmelden beim Zurückkommen. Aber auch äußerste Disziplin im Umgang miteinander. Bedenken Sie, dass ein Messetag für alle Beteiligten stressig und anstrengend ist. Umso mehr sollte auf einen guten und freundlichen Umgangston geachtet werden. Gegenseitige Hilfsbereitschaft auch unabhängig von sonst üblichen hierarchischen Strukturen ist wichtig. Wenn ein Mitarbeiter gerade einen Interessenten empfängt, ist es durchaus erlaubt, dass auch der Chef dazu kommt, und nach einem Getränkewunsch fragt. Dies ist auch eine gute Gelegenheit, sich beim Bringen dem Gespräch anzuschließen.

Generell sollte ein Interessent, der Interesse an Ihrem Unternehmen zeigt, mit Handschlag begrüßt werden. incl. dem obligatorischen Visitenkartentausch. Achten Sie darauf, dass Sie immer eine Visitenkarte Ihres Gegenüber erhalten. So können Sie sich während dem Gespräch den Namen einprägen und ihn mit Namen ansprechen. Hat er keine Visitenkarten, so notieren Sie sich den Namen auf einem Zettel oder direkt auf dem Besucherbericht, der für jeden Besucher ausgefüllt werden soll.

In der Regel erfordert eine Messe sehr viel Vorbereitung. Auch ist der Stand (Miete, Standbau etc.) mit erheblichen Kosten verbunden. Daher sollten Sie die Zeit so effizient wie möglich nutzen. In der Regel sollte ein Beratungstermin mit einem Interessenten eine halbe Stunde nicht überschreiten. Es ist die Zeit, um dem Interessenten eine generelle Information über das Unternehmen zu geben, über die Produkte und Mehrwerte zu informieren, evtl. eine kleine Produktpräsentation. Möchte der Interessent tiefer einsteigen, so vereinbaren Sie am besten mit ihm einen ausführlichen Folgetermin. Bei diesem haben Sie dann auch mehr Ruhe als auf dem Messestand. Außerdem haben Sie Ihre Zeit wieder frei für neue Besucher.

In der Regel macht es auch Sinn, bereits rechtzeitig vor der Messe mit Interessenten Besuchstermine zu vereinbaren. Hier hilft Ihnen eine professionelle Telemarketingagentur. Der Vorteil der Agentur liegt darin, dass die Mitarbeiter auf Telefonakquise professionell vorbereitet sind, und sich ausschließlich mit dem Telefonieren beschäftigen können. Beachten Sie bei den Terminen, dass Messebesucher die Termine nicht immer punktgenau einhalten werden, weil sie z. B. an einem anderen Stand aufgehalten wurden. Sehen Sie die Termine daher als ca.-Zeiten und planen Sie entsprechend Puffer zwischen den Terminen ein.

Selbstverständlich können Sie auch Ihre bestehenden Kunden zum Besuch einladen. Allerdings sollten Sie deutlich mehr Zeit für Neukunden einkalkulieren. Ihre Bestandskunden kennen Sie ja schon, und sie haben sicherlich viele andere Gelegenheit, mit diesen zu sprechen.

Eine Messe ist daher die teuerste Gelegenheit seine bestehenden Kunden zu begrüßen.

Am Stand gilt, wie schon erwähnt, absolute Professionalität. Dazu gehört auch das korrekte Auftreten, oder eine der Messe entsprechende Kleidung. Ein Polo-Shirt mit einer großen Aufschrift auf dem Rücken „Ich bin nicht zuständig“, das ich vor einiger Zeit auf einer Handwerkermesse sah, suggeriert dem Besucher genau das, was er liest.

Rauchen und Telefonieren oder nebenbei andere Dinge bearbeiten, schnell die versäumte interne Besprechung von letzter Woche nachholen etc., sind absolute Tabus. Auch, oder gerade dann, wenn gerade auf dem Messestand wenig los ist. Wenn genau zu diesem Zeitpunkt gerade Ihr einzigster Interessent vorbeikommt, und weitergeht, weil Sie ihm keine Aufmerksamkeit widmen, dann haben Sie Ihre Chance verpasst.

Natürlich sind das nur einige Punkte, die bei einer Messe zu beachten sind. Richtige Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung sind das A und O, damit die Messe zum Erfolg wird. Leisten Sie sich daher durchaus eine externe professionelle Unterstützung in allen Phasen, damit die Messe für Ihr Unternehmen ein absoluter Erfolg wird.

Viele Grüße und viel Erfolg

Hubert Baumann

Unternehmenskonzepte, Business Development, Außenauftritt

Ergänzenden Artikel: z. B. im Magazin Unternehmerweb
und in www.marketing-blog.biz zum Thema Nachbereitung Messenachbereitung, sprich „Lead Management“
Hier geht’s zum Artikel.

 

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Veröffentlicht von

//hubertbaumann.com/

Unternehmensentwicklung / Business Development - Autor (Buch, Print, Online) - Systemische Beratung / Coaching - Haibach / Aschaffenburg, Wien, Österreich.

11 Kommentare Schreibe einen Kommentar

  1. Hallo Christian,

    danke dir für deinen Beitrag (an Martina Eichwald natürlich auch). Was du schreibst, ist in der Tat das Problem. Ein Messestand von 25 qm (das ist die mindeste Größe, die man buchen sollte, um überhaupt wahrgenommen zu werden) kostete bei meinen letzten Projekten meist zwischen 12 und 15 Tausend Euro für 3 Messetage. Standmiete, Standbau, Verbrauchskosten, Catering etc.. Personalkosten noch gar nicht eingerechnet.

    Und dann trifft man auf schlecht vorbereitete Mitarbeiter, oder auf Mitarbeiter, die am Stand drei Stunden lang mit einem Bestandskunden über ein aktuelles Projektproblem diskutieren, was man definitiv außerhalb der Messe in Ruhe besser machen könnte. Aber während dieser Zeit laufen vielleicht 5 Interessenten am Stand vorbei, die gar nicht wahrgenommen werden.

    Wenn man mal von den 12 TEUR für 3 Tage ausgeht, dann kommt der Messetag auf 4 TEUR. Bei 9 Stunden Öffnungszeit die Stunde auf ca. 440 EUR und die die Minute auf 7,40 EUR. Da kann man gut ausrechnen, wieviel Geld da mit einem schlecht vorbereiteten Team in den Sand gesetzt wird.

    Aber meine Artikel sollen ja dazu dienen, dass die Unternehmen das künftig besser machen. Ich plane derzeit mit einem Partnerunternehmen ein kleines Messepaket, bestehend aus Telefonakquise für Terminvereinbarungen und einem kleinen Online-Messetraining. Auf Wunsch gibt es gerne auch ein paar Stunde Life-Coaching vor Ort am Stand. Das ist deutlich effektiver als „Trocken-Übungen“ in einem Seminarraum.

    Viele Grüße und bis dahin
    Hubert Baumann

  2. Hallo Hubert,

    ein wirklich äußerst interessanter Beitrag, vor allem wenn man bedenkt, dass so ein Messeauftritt einem Unternehmen schnell mal 1000e von Euros kostet. Und dann gibt es nichts schlimmeres als eventuell schlecht motivierte Mitarbeiter, die nicht auf die Kunden eingehen.
    lg
    Christian

  3. Hallo Herr Baumann,
    super Beitrag!
    Daran sollten sich einige mal ein Beispiel nehmen.
    Ihr Beispiel mit dem Handwerker in dem Polo kommt mir nur allzu sehr bekannt vor.
    Als Kunde habe ich auch manchmal das Gefühl zu stören, wenn die Mitarbeiter untereinander am klönen sind.
    Da geh ich dann doch lieber weiter…

    Liebe Grüße
    Martina Eichwald

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