Projektmanagement-Software: Treuer Helfer oder Taugenichts?

Ein Beitrag von Sofia Hess, Genius Inside AG.

Nicht selten stehen Projektteams nach Durchführung eines Projekts vor einem Scherbenhaufen. Monatelange Vorbereitungen, hohe Investitionssummen, ein ganzes Team, das sein Bestes gegeben hat und trotzdem ein gescheitertes Projekt. Die Gründe hierfür können vielfältig sein und häufig gibt es nicht nur einen einzigen Grund.

Es gibt zahlreiche Faktoren, die bei der Planung eines Projekts bedacht werden müssen und dabei ist zu sagen, dass ein Projekt bereits zum Scheitern verurteilt ist, wenn es nicht von Anfang an ein solides Grundgerüst aufweist. Eine Projektmanagement-Software leistet hierzu treue Dienste. So unterschiedlich Unternehmen, ihre Strukturen und Prozesse auch sein mögen,  die Grundsätze für ein erfolgreiches Projekt sind im Großen und Ganzen immer gleich.

Die Qual der Wahl

Natürlich gibt es zahlreiche Projektmanagement-Systeme und –Modelle. Angefangen mit On-Demand-Lösungen, die speziell für kleinere Unternehmen den Vorteil haben, dass hierfür keine hohen Anschaffungskosten anfallen bis hin zu Enterprise Project Management Systemen, die für einen unternehmensweiten Einsatz stehen und häufig auf den unternehmenseigenen Servern installiert werden.

Die Qual der Wahl ist groß, folglich sollte man sich für die Auswahl der geeigneten Projektmanagement-Software Zeit nehmen und vor allem testen. Die meisten Software-Hersteller bieten kostenlose Webdemos an und verfügen über eine breite Wissenspalette, die sie normalerweise kostenlos zur Verfügung stellen.

Um die Suche vorab bereits einzuschränken, sollte nicht nur das Budget feststehen, sondern auch die Größenordnung des Unternehmens, aber auch die Ihrer Projekte. Wie viele Projekte werden jährlich durchgeführt? Wie groß sind die Projekte? Wo liegen die Schwachstellen in Ihren Projekten und was soll Ihrer Meinung nach verbessert werden? Fragen über Fragen und dennoch ist es unbedingt notwendig, sich diese vorab zu beantworten, um den eigenen Bedarf ermitteln zu können.

Die richtigen Werkzeuge

Ein besonderes Augenmerk sollte grundsätzlich auf Ressourcen, sowie Teamarbeit & Kollaboration gerichtet sein. Ein Projekt ist nichts ohne die Menschen und Talente, die hinter ihm stehen. Die richtige Auswahl und der richtige Einsatz dieser sind daher essentiell. Was aber bringt eine großartige Personalbesetzung, wenn die eine Hand nicht weiß, was die andere macht und dadurch kostbare Zeit vergeudet wird und Informationen auf der Strecke bleiben. Denn eine Starbesetzung alleine ist nahezu nutzlos, wenn die Werkzeuge fehlen, um effektive Teamarbeit zu ermöglichen.

Um Kosten und Budget während des Projekts stets im Auge behalten zu können, geplante Kosten mit aktuellen Kosten, sowie mit der geplanten Arbeitszeit vergleichen zu können, ist eine Kosten- und Budgetverfolgung unerlässlich. Da auch gut geplante Projekte auf Diskrepanzen oder unvorhersehbare Probleme treffen können, bedarf es eines Risiko- und Change-Managements. Mit dieser Funktion können nicht nur Änderungsanfragen erstellt und genehmigt werden, sondern auch gezielte Minderungsaktionen durchgeführt werden.

Last but not Least

Die Palette an Projektmanagement-Funktionen, wie sie gute PM-Lösungen enthalten, ist groß. Von Projektportfoliomanagement über Planung und Gantt Charts bis hin zu Ressourcenmanagement, bieten namhafte Produkte alles, was ein Projektmanager-Herz begehrt. Viele Projektleiter stehen dieser Funktionsvielfalt skeptisch gegenüber, da sie befürchten, dass diese Lösungen auch an Komplexität nicht zu übertreffen sind.

Diese Angst ist teilweise unbegründet, denn wenn man ein Projekt richtig managen möchte, muss man auch alle Aspekte eines Projekts miteinbeziehen. Ein Projekt kann nur zu einem Erfolg führen, wenn auch umfassend und unter Rücksicht aller Aspekte geplant wird. Daher sind die zahlreichen Funktionen, die Vorzeige-Lösungen beinhalten, auch sinnvoll und die Lösungen in aller Regel so konzipiert, dass sie durchaus Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität versprechen und häufig sogar auf die eigenen Prozesse und Geschäftsabläufe anpassbar sind.

Die Autorin: Sofia Hess, Übersetzerin und PR-Expertin beim Projektmanagement-Software-Hersteller Genius Inside, schreibt  seit 2008 Beiträge und Artikel zu relevanten Projektmanagement-Themen. Bei Fragen können Sie sich unter shess@geniusinside.com an sie wenden.)

Vielen Dank an Frau Hess für diesen interessanten Beitrag.

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Unternehmensentwicklung / Business Development – Autor (Buch, Print, Online) – Systemische Beratung / Coaching – Haibach / Aschaffenburg, Wien, Österreich.

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