Buchführungssysteme für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) – 2 ungleiche Softwarepakete im Vergleich

Und sei der Betrieb auch noch so klein, Buchhaltung muss sein – Buchhaltung und alle damit zusammenhängende Tätigkeiten, wie Rechnungserstellung, Verwaltung der offenen Posten, Mahnwesen, Verwaltung der Lieferantenverbindlichkeiten und zu guter Letzt der Jahresabschluss mit Gewinn- und Verlustrechnung bzw. die Einnahmen-Überschuss-Rechnung beim Kleinbetrieb.

Gerade bei der Fakturierung kämpfen KMU-Unternehmen häufig mit den Windows- oder Office-Boardmitteln wie Word und Excel. Doch schnell ist die Rechnung, die gerade in Word erstellt, ausgedruckt und verschickt wurde, vergessen worden, und der Eintrag in die offene Posten-Liste ist einen dazwischengekommenen Telefonat zum Opfer gefallen. Doch es geht auch deutlich einfacher, selbst mit einem überschaubaren Budget.

2 „ungleiche“ Buchführungssysteme im Vergleich

Als mir vor einigen Wochen angeboten wurde, für meine Leser das neue Büro Easy 2015 aus dem Hause Lexware mal etwas näher unter die Lupe zu nehmen, sagte ich spontan „ja“. Allerdings war meine Idee, Büro Easy einem kleinen Vergleichstest zu unterziehen, dem Fakturierungsprogramm aus dem Hause Debitoor, das ich seit etwa einem halben Jahr selbst im Einsatz habe.

Debitoor präsentiert sich mit einer sehr einfach zu konfigurierenden webbasierten Anwendung, die auf einem zentralen Server beim Hersteller läuft. Allein das ist für viele schon ein k.o.-Kriterium. Allerdings hat dies auch seine Vorteile: Auf die Anwendung kann nämlich wahlweise per Webbrowser am PC oder über eine App für Android und MacOS zugegriffen werden. Dies kann gerade für Freiberufler interessant sein, die viel unterwegs sind und von dort aus ihre Buchhaltung erledigen wollen oder müssen.

Damit der Anwender schnell starten kann, sind in Debitoor die meisten Dinge vorkonfiguriert, aber auch durch den Anwender später nicht veränderbar. So beschränkt sich die individuelle Gestaltungsmöglichkeit auf wenige Parameter, z. B. dem Einfügen des eigenen Logos im Rechnungsformular.

Screenshot-Debitoor-App-

Demgegenüber präsentiert sich die Bürosoftware Büro Easy 2015 aus dem Hause Lexware als wahrhaftiger „Porsche“ unter den den Buchhaltungssystemen für KMU-Unternehmen. Die Installation erfolgt lokal auf dem Rechner und dauerte bei mir ca. 20 Minuten – aber weitgehend automatisiert.

Danach meldete sich ein seriös gekleideter Herr auf dem Bildschirm zu Wort, namentlich „Andreas Richter“, der den ungeübten Anwender Schritt für Schritt durch die einzelnen Konfigurationsschritte begleitet. Ich habe es allerdings nach wenigen Minuten vorgezogen, dann doch auf den reinen Textmodus umzuschalten und die Erläuterungen neben den Eingabefeldern zu lesen anstatt Herrn Richter zu bemühen – geht einfach etwas schneller.

001-Einrichtung-InterviewGenerell empfehle ich bei der Installation und der ersten Inbetriebnahme nicht zu hudeln. Mindestens 1/2 bis 1 Tag sollte man sich Zeit nehmen, um die Möglichkeiten des Programms kennen zu lernen und die wichtigsten Basisparameter einzutragen.




Neben den eigenen Daten, wie Firmenadresse, UID-Nummer, Bankverbindung etc., sind dies auch die Kundendaten sowie ihre Produkte. Bei dieser Gelegenheit empfiehlt es sich, auch die bestehenden Kunden- und Produktedateien einmal zu überarbeiten und von nicht mehr benötigten Datensätzen zu säubern.

001-Daten-erfassenIst dies erst einmal geschafft, präsentiert sich die Software als wahrer Alleskönner. Schreiben von Rechnungen, Verbuchen von Zahlungseingängen, Schnittstelle zum Banking für Überweisungen, Lastschriften und zum Abgleich des Online-Kontoauszuges mit der eigenen Buchhaltung gehören ebenso dazu wie die automatisierte UST-Voranmeldung und einer Einnahme-Überschuss-Rechnung.

Mit meinen Vorkenntnissen als ehemaliger Bänker und Bilanzbuchhalter gelang mir der Umgang mit den Grundfunktionen recht schnell. Obgleich natürlich die vielen Möglichkeiten, die das Programm bietet, auch ein sehr umfangreiches Menü erfordern, aus dem man zunächst einmal die individuell wichtigsten Funktionen herausfinden muss.

Formulare wie Angebote und Rechnungen werden als Standard vorgegeben, sind aber vollständig an die Bedürfnisse des Unternehmens individualisierbar. Dies betrifft sowohl das Design als auch die die Inhalte und deren Positionen.

003-Rechnung

Tipp: Nicht ausschließlich auf die Software verlassen

Ganz ohne Fachwissen geht es aber dennoch nicht. Denn am Ende ist nicht das Programm für die Buchhaltung verantwortlich, sondern der Unternehmer. Und das Finanzamt wird im Falle einer Steuerprüfung die Ausrede „das hat die Software so gemacht“ nicht gelten lassen.

So sollte jeder in der Lage sein, zumindest die Ergebnisse auf Plausibilität zu überprüfen. Ist man fachlich dazu in der Lage, kann man sowohl mit Debitoor als auch mit Büro Easy durchaus ohne Steuerberater zurecht kommen.

004-GuV

Zu den Kosten:

Während die Basisversion von Debitoor kostenlos zur Verfügung steht, gibt es zwei Bezahlversionen mit 5,75 EUR und 10,75 EUR monatlich – je nach Funktionsumfang.

Bei Lexware Büro Easy ist in der Basisversion eine monatliche Miete zu ab 4,90 EUR oder ein Kauf ab 69,90 EUR möglich. Alle Preise sind jeweils netto, also zzgl. der MWSt.

Mein Fazit: 

Im Prinzip ist dies ein Vergleich von 2 ungleichen Brüdern. Ähnlich, wie wenn man einen Porsche und einem Fiat Panda vergleichen würde. Jedes dieser beiden Fahrzeuge hat in bestimmten individuellen Situationen seine Vorteile und es kommt immer darauf an, was man damit machen will.

Ein Freiberufler, der schnell loslegen will, um „nur“ seine Angebote, Rechnungen und Zahlungseingänge zu verwalten, vielleicht noch seine Ausgabenbelege erfasst, aber seine Daten auch von unterwegs jederzeit im Blick haben will, und dann aber für die Abschlussarbeiten doch den Steuerberater hinzuzieht, ist mit Debitoor gut bedient.

Unternehmen mit vielen Kunden und vielen Zahlungstransaktionen, die auf unterschiedlichen Wegen eingehen, und die auf ein sehr flexibles Buchhaltungsystem mit umfangreichen Funktionalitäten Wert legen, sollten dagegen eher zu Büro Easy von Lexware greifen. Allerdings empfehle ich hier, sich zu Beginn intensiv mit der Software zu beschäftigen, um diese auf die individuellen Bedürfnisse anzupassen.

Dieser Beitrag wurde mit bestem Wissen und Gewissen erstellt. Für die Richtigkeit kann jedoch keine Gewähr übernommen werden. Bei diesem Beitrag handelt es sich um einen gesponserten Beitrag.

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Unternehmensentwicklung / Business Development - Autor (Buch, Print, Online) - Systemische Beratung / Coaching - Haibach / Aschaffenburg, Wien, Österreich.

2 Kommentare Schreibe einen Kommentar

  1. Meine Erfahrung mit Debitoor:

    ///Fehlerhafte Buchhaltung
    Erstmal ist keine korrekte Buchhaltung möglich, da Dienstleistungen aus EU Drittländern nicht richtig bei der Vorsteueranmeldung gebucht werden. Angenommen Sie kaufen ein Websitedesign bei einer Firma in der Schweiz; dann müssen Sie 19% mwst in Deutschland abführen da es eine sonstige leistung aus dem EU drittland ist und diese mwst pflichtig ist. Nur ignoriert Debitoor dies völlig. Für Buchungen innerhalb der EU (wo die Schweiz nicht zugehört) führt Debitoor die Buchung und Vorsteueranmeldung plötzlich richtig aus. Auf Anfrage wurde mir gesagt, dass der Großteil es nicht nutzt und es deswegen nicht korrigiert wird. Sie nehmen also wissend eine fehlerhafte Buchhaltung in kauf! Wer das nicht weiß, erlebt am ende des Jahres eine böse Überraschung. Ist aber wohl scheinbar egal.

    ///Falsche Abrechnung.
    Im Paket XS sind von 100 Rechnungen & Ausgaben pro Jahr die Rede. Ich hatte in 5 Monaten, 5 Einnahmen und 10 Ausgaben. Plötzlich ist bei Debitoor von „Limit für den Zahlungsabgleich“ die rede und ich kann keine weitere Ausgabe mehr hinzufügen.

    Nun steht die Vorsteueranmeldung in wenigen Tagen an, die ich dank Debitoors falscher Buchhaltung manuell durchführen muss und deswegen vom Plan M auf den Plan XS gedowngradet habe. Kann aber nicht mehr meine Ausgaben richtig erfassen, obwohl ich erst 15/100 betriebsrelevante Buchungen durchgeführt habe.

  2. Lieber Hubert,

    Ihr Vergleich mit dem Porsche und dem Fiat Panda ist einfach klasse. Dass Sie als Bilanzbuchhalter Debitoor nutzen, ist doch ein schönes Kompliment.

    Vielen Dank dafür!

    Es stimmt, Debitoor ist ein einfaches Rechnungsprogramm mit Buchhaltungsfunktionen, das eigens für Freelancer, Start-ups und Selbstständige entwickelt wurde. Und weiter entwickelt wird.

    Vorkenntnisse in der Buchhaltung sind nicht nötig.

    Dies erreichen wir dadurch, dass wir unser Hauptaugenmerk auf die einfache Handhabung der Software legen, also die Usability. Die Einfachhheit können wir aber nur erreichen, wenn wir die Funktionen im Programm auf das Wesentliche reduzieren.

    Das Wichtigste, aber nicht mehr. Und auch nicht weniger.

    Deshalb können wir uns bei Debitoor gar nicht mit etablierten Buchhaltungsprogrammen vergleichen. Und wollen es auch nicht.

    Ich danke Ihnen nochmal für den Artikel und Kompliment für Ihren Blog.

    Herzliche Grüße

    Susanne N. Nielsen
    Debitoor Online Communications

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