Produkttest: Professionelle Buchführungssysteme im täglichen Einsatz

Man soll es nicht für möglich halten. Doch selbst unter kleinen und mittelständischen Unternehmen ist die Rechnungsstellung mit klassischen Office-Tools wie Word oder Excel keine Seltenheit. Die Rechnungen werden mit Word erstellt, die Wiedervorlageliste in Excel verwaltet. Im gleichen System findet man auch die Einnahmen- / Überschussrechnung. Oder man verlässt sich gänzlich auf den Steuerberater, der die Unterlagen im Nachhinein monatlich oder quartalsweise zusammenstellt.

Doch schnell ist die Rechnung, die gerade in Word erstellt, ausgedruckt und verschickt wurde, vergessen worden, und der Eintrag in die offene Posten-Liste ist einen dazwischengekommenen Telefonat zum Opfer gefallen.

Dabei gibt es heutzutage sehr gute und professionelle Werkzeuge, um die betriebliche Buchführung und alle damit zusammenhängende Tätigkeiten, wie Rechnungserstellung, Verwaltung der offenen Posten, Mahnwesen, Verwaltung der Lieferantenverbindlichkeiten und zu guter Letzt den Jahresabschluss mit Gewinn- und Verlustrechnung bzw. die Einnahmen-Überschuss-Rechnung beim Kleinbetrieb unternehmerfreundlich zu unterstützen.

Mein heutiger Produkttest gilt dem neuen Büro Easy 2015 aus dem Hause Lexware, das seit Anfang diesen Jahres auf dem Markt ist und zu dem ich gebeten wurde, meine Meinung im Rahmen einer Rezension abzugeben.

Die Installation der Bürosoftware Büro Easy 2015 aus dem Hause Lexware ging bei mir reibungslos über die Bühne. Die Installation erfolgt lokal auf dem Rechner und dauerte bei mir ca. 20 Minuten – aber weitgehend automatisiert.

Danach meldete sich ein seriös gekleideter Herr auf dem Bildschirm zu Wort, namentlich „Andreas Richter“, der den ungeübten Anwender Schritt für Schritt durch die einzelnen Konfigurationsschritte begleitet. Ich habe es allerdings nach wenigen Minuten vorgezogen, dann doch auf den reinen Textmodus umzuschalten und die Erläuterungen neben den Eingabefeldern zu lesen anstatt Herrn Richter zu bemühen – ging einfach etwas schneller und man kann die Dinge einfach überlesen, die einem eh klar sind.

001-Einrichtung-InterviewGenerell empfehle ich bei der Installation und der ersten Inbetriebnahme etwas Zeit einzuplanen. Mindestens 1/2 bis 1 Tag sollte man sich Zeit nehmen, um die Möglichkeiten des Programms kennen zu lernen und die wichtigsten Basisparameter einzutragen.

Neben den eigenen Daten, wie Firmenadresse, UID-Nummer, Bankverbindung etc., sind dies auch die Kundendaten sowie ihre Produkte. Bei dieser Gelegenheit empfiehlt es sich, auch in den bestehenden Kunden- und Produktedateien einmal aufzuräumen und diese von nicht mehr benötigten Datensätzen zu säubern.

001-Daten-erfassenIst dies erst einmal geschafft, präsentiert sich die Software als wahrer Alleskönner. Schreiben von Rechnungen, Verbuchen von Zahlungseingängen, Schnittstelle zum Banking für Überweisungen, Lastschriften und zum Abgleich des Online-Kontoauszuges mit der eigenen Buchhaltung gehören ebenso dazu wie die automatisierte UST-Voranmeldung und einer Einnahme-Überschuss-Rechnung.

Mit meinen Vorkenntnissen als ehemaliger Bänker und Bilanzbuchhalter gelang mir der Umgang mit den Grundfunktionen recht schnell. Obgleich natürlich die vielen Möglichkeiten, die das Programm bietet, auch ein sehr umfangreiches Menü erfordern, aus dem man zunächst einmal die individuell wichtigsten Funktionen herausfinden muss.

Formulare wie Angebote und Rechnungen werden als Standard vorgegeben, sind aber vollständig an die Bedürfnisse des Unternehmens individualisierbar. Dies betrifft sowohl das Design als auch die die Inhalte und deren Positionen.

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Tipp: Nicht ausschließlich auf die Software verlassen

Ganz ohne Fachwissen geht es aber trotzdemnicht. Denn am Ende ist nicht das Programm für die Buchhaltung verantwortlich, sondern der Unternehmer selbst. Und so trägt auch er die Verantwortung gegenüber dem Finanzamt und wird Fehler nicht auf die Software schieben können.

So sollte jeder in der Lage sein, zumindest die Ergebnisse auf Plausibilität zu überprüfen. Ist man fachlich dazu in der Lage, kann man mit Büro Easy durchaus ohne Steuerberater zurecht kommen.

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Mein Fazit:

Unternehmen mit vielen Kunden und vielen Zahlungstransaktionen, die auf unterschiedlichen Wegen eingehen, und die auf ein sehr flexibles Buchhaltungsystem mit umfangreichen Funktionalitäten Wert legen, sind mit einem umfangreichen Buchführungssystem, wie Büro Easy von Lexware sicherlich sehr gut beraten. Allerdings empfehle ich hier, sich zu Beginn intensiv mit der Software zu beschäftigen, um diese auf die individuellen Bedürfnisse anzupassen.

Dieser Beitrag wurde mit bestem Wissen und Gewissen erstellt. Für die Richtigkeit kann jedoch keine Gewähr übernommen werden. Bei diesem Beitrag handelt es sich um einen gesponserten Beitrag.

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Unternehmensentwicklung / Business Development - Autor (Buch, Print, Online) - Systemische Beratung / Coaching - Haibach / Aschaffenburg, Wien, Österreich.

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