Effiziente Arbeitsschritte rücken zunehmend in den geschäftlichen Mittelpunkt. Businesskonzepte suchen nach Lösungen, die einzelne Abläufe transparent, innovativ und zeitsparend gestalten. Kreditkarten (z. B. in Form einer Business- oder Gold-Kreditkarte) unterstützen kleine, mittelständische und große Unternehmen bei Kosteneinsparungen. Die Vorteile zeichnen sich wie folgt aus:
Vereinfachte Abläufe
Die Business-Kreditkarte genießt in verschiedenen Branchen zunehmendes Ansehen. Geschäftsreisen und externe Einkäufe wickeln Unternehmer von heute via Kreditkarte ab. Auf diese Weise lassen sich Transaktionen verschiedenen Charakters klar trennen. Geschäftliche Abrechnungen präsentieren sich transparent.
Dieser Vorteil bietet sich ebenso für Mitarbeiter an. Auf Business-Trips verfügen sie ohne Bargeldverkehr über professionelle Handlungsspielräume. Je nach Unternehmensgröße ist eine Firma mit einer entsprechenden Anzahl an Firmenkreditkarten ausgestattet. Im Zeitalter moderner Medien haben Firmen während der gesamten Reise einen zeitnahen und aktuellen Überblick über laufende Ausgaben. Dank Online-Banking entfällt das Warten auf die monatliche Abrechnung. Zudem liefert ein Großteil der Kreditunternehmen detaillierte Reports zu allen Transaktionen. Zahlen, Statistiken und Daten werden transparenter nachvollziehbar. Vielreisende Angestellte profitieren ganz besonders von diesen Vorzügen. Zudem steigt die allgemeine Sicherheit durch den geringeren Bargeldverkehr. Separate Kosten durch Währungstausch und anderem entfallen automatisch. Gerade bei Geschäftsreisen ins Ausland glänzen damit zahlreiche Vorteile der Business-Kreditkarte. Dennoch sind eventuelle Nachteile zu betrachten.
- Kündigung eines Mitarbeiters: Die Business-Kreditkarte wird deaktiviert.
- unternehmensinterne Anlaufstelle für Kreditkarten: bei eventuellem Verlust oder Missbrauch
Kosten-Nutzen-Analyse
Reisestellenkarten kommen in Kombination mit Corporate Cards auf Messen und Kundenbesuchen zum Einsatz. Anfallende Kosten, vom Flug, über Geschäftsessen bis hin zu Mietwagen werden weltweit direkt vor Ort bezahlt. Zu beachten gilt allerdings, dass einige Angebote, wie beispielsweise Billigflüge, nicht mit einer Firmenkreditkarte bezahlbar sind. Nicht der Mitarbeiter, sondern die Firma ist Rechnungsempfänger. Schlussendlich bekommt das Unternehmen eine Auflistung aller Kosten. Auf Wunsch erfolgt diese nach einem speziellen Schema. Am Ende der Geschäftsreise wird der gesamte Rechnungsbetrag als eine Position vom Businesskonto abgebucht. Es entsteht nur ein Abrechnungsposten, welcher 14 Tage nach Erhalt der Rechnung fällig ist. Während dieser Zeit fallen keine Sollzinsen an.
Alternativ bietet sich die Möglichkeit, die Gesamtkosten über das private Konto des Mitarbeiters abzurechnen. Die Firma erstattet entsprechende Kosten. Der Vorteil darin besteht, dass das Zahlungsziel von goldenen Business-Kreditkarten normalerweise vier Wochen ist. Das bedeutet, dass der Betrag schneller gutgeschrieben, als abgebucht ist. Hier gilt zu beachten, dass diese Variante nur mit dem Einverständnis des Mitarbeiters möglich ist.
Vorteile auf einen Blick:
- vereinfachte Abrechnung von Reise- und Spesenbelegen
- kurzfristiger, meist zinsloser Kredit
- zeitsparende Verwaltung
- Vorschüsse (Barmittel) entfallen
- klare Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Ausgaben
Darüber hinaus verbessert sich die Liquidität des Unternehmens. Die Abrechnung einer Vielzahl von Kosten erfolgt über das Businesskonto. Zudem profitieren Unternehmer von Zinseinsparungen. In diesem Zusammenhang lohnt sich auf jeden Fall ein Vergleich verschiedener Kreditkartenanbieter. So variieren beispielsweise die jährlichen Kosten für die Nutzung einer goldenen Kreditkarte zwischen 0 und 140 Euro, wie kreditkarte.org zeigt. In Einzelfällen berechnen Kartenanbieter Gebühren für Zahlungen in anderen Währungen. Gleichzeitig entfallen sämtliche Kosten bei steigender Transaktionszahl. Im Endeffekt lohnt es sich, mit dem jeweiligen Anbieter über eigene Vorstellungen zu sprechen. Ein gewisser Handlungsspielraum der Kreditinstitute ermöglicht individuelle Konditionen zu akzeptablen Bedingungen.
Aufgeführte Eckpunkte weisen zudem auf die Notwendigkeit eines klaren und kommunikativen Unternehmenskonzeptes hin. Perspektivisch gesehen profitiert eine Firma von Business-Kreditkarten, wenn sie diese nicht nur einführt, sondern fest im Businessplan verankert. Schließlich ermöglichen gesammelte Daten eine detaillierte Analyse, Interpretation und Auswertung der einzelnen Abläufe. Damit leisten sie einen Beitrag zur internen Unternehmensentwicklung. Unternehmen erkennen auf Basis dessen, wo genau Einsparungs- und Optimierungspotenziale lassen sich einfach und konstruktiv planen.
Dieser Beitrag wurde mir von David Richter zur Verfügung gestellt. Der Autor arbeitet als Human Resources Coordinator in einem Berliner Startup-Unternehmen aus dem Bereich E-Commerce. Einen herzlichen Dank an den Autor für den Beitrag und seine enthaltenen Denkanstöße für das tägliche Business.