Fettnapf Nr. 2374 im Unternehmensalltag: Der E-Mail-Anhang


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Es gibt viele mehr oder weniger große Fettnäpfe, die man im Unternehmensalltag mit einfachen Mitteln vermeiden kann, die aber leider immer und immer wieder vorkommen. Die Zahl 2374 ist beliebig gewählt, um zu zeigen, dass die Anzahl der Fettnäpfche nahezu unendlich zu sein scheint. Einer davon ist die Unsitte, wichtige Dokumente im Unternehmensalltag per E-Mail als Word-Dokument-Anhang zu verschicken.

Gründe dafür gibt es gleich mehrere:

Zum einen sieht es einfach unprofessionell aus. Vor allem, wenn der Gegenüber kein Word nutzt und/oder bei ihm die Formatierung, die Sie gewähnt haben, komplett anders angezeigt wird.

Zum Zweiten (und das ist weitaus schlimmer) ist ein Word-Dokument editierbar. Man stelle sich also vor, Sie haben ein Angebot als Word-Dokument versendet, vielleicht sogar noch mit Ihrer eingescannten Unterschrift darunter. Der Empfänger macht ein paar kleine unwesentliche Änderungen (z. B. in der Höhe der Preise oder im Lieferumfang), druckt das Ganze fein säuberlich aus und schickt es Ihnen als Auftrag zurück. Naja, wie würden Sie jetzt reagieren? Dumme Situation, oder?

Dabei ist es eigentlich mittlerweile äußerst einfach, eine E-Mail mit einem professionellen (nicht veränderbaren) PDF-Anhang zu versenden. Die meisten Office-Programme bieten dafür vorbereitete Funktionen. In Microsoft Word heißt diese z. B. „Freigeben“, danach „E-Mail“ auswählen und dann „Als PDF senden“ auswählen. Es öffnet sich das zugeordnete E-Mail-Programm mit den angehängten PDF. Das PDF nochmal kurz überprüfen, ob alles korrekt dargestellt wurde und dann per E-Mail zum Versand vorbereiten.

Dieser Vorgang dauert nicht länger als der Versand als Word-Anhang, macht aber beim Empfänger einen professionellen Eindruck. Denken Sie beim nächsten Versand Ihrer E-Mail-Anhänge daran und hinterlassen Sie so bei Ihrem Empfänger einen professionellen Eindruck.

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Unternehmensentwicklung / Business Development - Autor (Buch, Print, Online) - Systemische Beratung / Coaching - Haibach / Aschaffenburg, Wien, Österreich.

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