Sieben Sofortmaßnahmen wie Sie Ihre Zeit optimal einsetzen und Ressourcenfresser vermeiden


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Ein Arbeitstag ist vorüber und wir waren den ganzen Tag über mit irgendetwas beschäftigt. Die Betonung liegt dabei auf “irgendetwas”. Der Tag war voll mit Kleinigkeiten, aber wenig Hilfreichem.

Hier sind sieben Sofortmaßnahmen, die Du schnell umsetzen kannst, und die Dir helfen, jede Menge Zeit zu sparen und Ressourcen- und Zeitfresser zu vermeiden:

1. Kategorisiere Deine Aufgaben in wichtige, dringende bzw. unwichtige und zeitlich unkritische Themen.

Vielleicht kennst Du dieses Diagramm schon von woanders. Lerne zunächst Dringendes und Wichtiges voneinander zu unterscheiden. Nicht alles, was wichtig ist, ist auch dringend, nicht alles, was dringend ist, ist auch wichtig. Dinge, die sowohl wichtig als auch dringend sind, solltest Du sofort erledigen. Dinge, die weder wichtig noch dringend sind, kannst Du in der Regel getrost liegen lassen (oder bei Bedarf an jemandem delegieren).

Stell Dir die Frage: Ist die Aufgabe notwendig? Also gibt es eine Not, durch durch die Erledigung dieser Aufgabe abgewendet wird.

2. Organisiere Deinen E-Mail-Posteingang

Im Posteingang sollten sich im Normalfall nur E-Mails befinden, die tatsächlich noch nicht gesichtet, gelesen und über weitere Maßnahmen entschieden wurde. Kategorisiere zunächst Deinen Posteingang. Überprüfe regelmäßig Deinen Posteingang, welche E-Mails Du regelmäßig erhälst, die aber weder in die Kategorie “Wichtig” oder “Dringend” zählen. Viele regelmäßige Newsletter kannst Du auf diese Weise problemlos stornieren, ohne dass Dir irgendetwas fehlt.

Kategorisiere dann Deine restlichen E-Mails nach der gleichen Methode. Moderne E-Mail-Systeme haben Filter, mit man dies automatisiert erledigen kann. Newsletter kannst Du z. B. automatisch in einen eigenen Ordner legen und diese gebündelt (z. B. 1 x am Tag in Ruhe lesen). E-Mails, bei Denen Du “nur” in cc stehst, kannst Du in der Regel ebenfalls in einen eigenen Ordner legen, da sie für Dich lediglich eine Information darstellen. Ebenso E-Mails von bestimmten Personen oder einem bestimmten Verteiler. Die (wenigen) E-Mails, die nach dem Kategorisieren und Sortieren übrig bleiben, liest Du und legst die weitere Vorgehensweise fest: Antwort an den Absender, Eintrag in Deine ToDo-Liste oder in den Kalender.

3. Erstelle eine ToDo-Liste mit den Dingen, die Du heute erledigen willst

Du hast die Sachen ohnehin alle im Kopf? Nimm Dir bitte trotzdem die Zeit, alles auf ein Blatt Papier zu schreiben und dann systematisch abzuhaken, was Du erledigt hast. Du hast damit den Kopf frei und hast dazu ein Erfolgserlebnis, indem Du über den Tag immer wieder einen weiteren Haken machen kannst.

Damit die Planung auch wirklich zu einem Erfolgserlebnis wird, sind allerdings zwei Dinge wichtig:

  1. Plane Deine ToDo-Liste so, dass Du die Dinge, die darauf stehen, auch wirklich realistisch erledigen kannst. Du kannst dazu die einzelnen Aufgaben in der Liste auch mit einer geplanten Zeit versehen, um besseren Überblick zu haben. Sollte dennoch etwas übrig bleiben, übernimmst Du dies auf den Folgetag.
  2. Lasse in Deinem Tagesablauf immer ausreichend Zeit für Unvorhergesehenes. Wie hoch dieser Freiraum sein soll, hängt von Deinem Geschäft hab. Hast Du einen Einzelhandel, in dem Du über den Tag immer wieder Kunden bedienen musst, wird die freibleibende Zeit relativ hoch sein müssen. Hast Du einen typischen Büro-Job, reichen in der Regel zwischen 10 und 30 % für freibleibende Tätigkeiten aus.

4. Projektmanagement: Die richtige Reihenfolge und kritische Pfade

Auch wenn es sich bei unserem Tageslauf häufig “nur” um Aufgaben handelt, oder anders formuliert um sehr kleine Projekte, sind gewisse Kenntnisse im Projektmanagement hilfreich:

Beachte bei der Erledigung Deiner Aufgaben die richtige Reihenfolge und sogenannte “kritische Pfade”. Kritische Pfade sind solche Aufgaben, bei deren Verzögerung sich Dein weiterer Ablauf beeinträchtigt werden kann. Dies könnte z. B. eine Terminvereinbarung mit einer Person sein, von der Du weisst, dass sie sehr wenig Zeit hat bzw. sehr schwer zu erreichen ist. Eine solche Terminvereinbarung kann man also durchaus schon in die Wege leiten, bevor man sich mit der inhaltlichen Vorbereitung des Termines beschäftigt. Kritische Pfade können auch Bestellungen sein, bei denen Du auf den Vorlieferanten oder Postlaufzeiten angewiesen bist.

5. Bestimme den Detaillierungsgrad Deiner Aufgaben

Es gibt eine alte Regel, die besagt, dass man eine Aufgabe zu 80 % erledigen kann und dafür nur 20 % der gesamten Zeit benötigt. Für die restlichen 20 % benötigt man demzufolge 80 % der Zeit. Überlege, in welchem Detaillierungsgrad eine Aufgabe erledigt werden muss, damit sie das gewünschte Ergebnis erreicht.  Reichen die besagten 80 % aus? Oder sind es 90 oder 95 %? Diese Entscheidung ist natürlich immer kritisch zu bewerten. Bist Du in einem Handwerksbetrieb und fertigst Möbelstücke, kommt es sicherlich auf 100%-ige Genauigkeit an, damit die Möbelstücke nach Fertigstellung auch zusammen passen. Legst Du Deinen privaten Vorgarten an, ist es sicherlich eine Überlegung Wert, ob auch der letzte Gartenzwerg in einem exakten Winkel zur Bordsteinkante stehen muss.

6. Eliminiere Störfaktoren

Dieses ist der schwierigste Punkt in unserem 7-Punkte-Programm. Störfaktoren gibt es jede Menge: Geräusche im Umfeld, vorbeifahrende Autos, das Telefon oder auch nur das E-Mail-Programm, das beim Arbeiten am PC im Hintergrund läuft und den Eingang einer neuen E-Mail akustistisch ankündigt. Beobachte Dich selbst, welche Störfaktoren für Dich eine Rolle spielen und welche Du davon eliminieren kannst. Kannst Du im Büro die Tür zumachen, wenn Du nicht gestört werden willst? Wenn ja, dann tue das. Schließe PC-Anwendungen im Hintergrund (z. B. das E-Mail-Programm) und bearbeite die E-Mails zu einem von Dir selbst definierten Zeitpunkt.

7. Das Erfolgserlebnis

Sei am Tagesende stolz darauf, welche Punkte Du alle geschafft hast. Anstatt Dich darüber zu ärgern, dass etwas übrig geblieben ist. Gewichte die übrig gebliebenen Aufgaben erneut nach der Kategorie “Wichtig / Dringend” (vielleicht hat sich die Sache ja zwischenzeitlich erledigt) und übertrage sie dann ggf. anf den Folgetag. Belohne Dich für einen erfolgreichen Tag. Die Belohnung muss nicht immer materieller Natur sein. Manchmal genügt auch nur ein symbolisches Schulterklopfen (“Haste gut gemacht heute”), oder das demonstrative Herunterfahren und Zuklappen des PCs mit dem Wörtchen “Feierabend”.

Hast Du diese sieben Regeln alle beherzigt und umgesetzt, sollte Dein Tagesablauf nun wesentlich entspannter sein. Häufig muss man auch eine zeitlang üben und man ertappt sich immer wieder, dass man in die alten Muster zurückfällt. Aber hier hilft nur dran bleiben.

Die freigewordene Zeit nutzt Du am Besten für Dinge, die Dir Spass machen oder die Du schon lange mal wieder machen wolltest: z. B. Zeit mit der Familie verbringen, spazieren gehen, Dich mal wieder mit Freunden treffen usw.

Ein frohes neues Jahr 2020 wünscht

Hubert Baumann
Unternehmensentwicklung / Business 4.0 und Digitalmarketing


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Unternehmensentwicklung / Business Development - Autor (Buch, Print, Online) - Systemische Beratung / Coaching - Haibach / Aschaffenburg, Wien, Österreich.