Büroverwaltung 2.0 – So funktioniert die papierlose Buchhaltung in der Praxis



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Ein Büro ohne Berge von Papier, ohne ganze Regalwände voller Ordner und den ständigen Toner-Geruch hart arbeitender Drucker: Das ist die Zukunftsvision all jener, die sich bewusst für eine papierlose Buchhaltung entscheiden. Dass der Verzicht auf das gedruckte Wort in Sachen Rechnungslegung und Verwaltung überhaupt möglich ist, dafür sind die gesetzlichen Grundlagen inzwischen geschaffen. Um ihr bisheriges Buchhaltungs-System auf eine papierlose Version umzustellen, müssen Unternehmen jedoch spezifische Prozesse im Arbeitsablauf und moderne Lösungen zum Datenhandling etablieren.

Neue Strukturen und Abläufe schaffen

Das Herzstück des papierlosen Büros ist das sichere Datenhandling auf virtueller Ebene. Das bedeutet zum einen, für Archivlösungen zu sorgen, in denen sämtliche Daten nach sinnvoller Sortierung abgelegt werden können – und auch im Bedarfsfall schnell abrufbar sind. Zum anderen muss in zweierlei Hinsicht für Sicherheit gesorgt werden: einerseits für die Sicherheit, dass keine Daten durch Computerprobleme verloren gehen können. Das wird durch intelligente automatisierte Backup-Lösungen möglich. Zum anderen muss das Netzwerk besonders gut vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden, um zu verhindern, dass sensibles Material in die falschen Hände gerät. Dennoch muss für problemlose Zugriffsmöglichkeiten in das System für Steuerprüfungen gesorgt werden.

All dies lässt sich mittels der passenden Programme und Systemlösungen umsetzen. Was jedoch die oftmals größte Herausforderung darstellt, ist das aktive Verändern eingeschliffener Arbeitsabläufe und Verhaltensmuster in der Buchhaltung. Außerdem müssen im Rechnungswesen neue Kontrollverfahren etabliert werden, um sicherzustellen, dass das papierlose System auch in allen Aspekten funktioniert. Über ein solches Verfahren muss beispielsweise lückenlos abgeglichen werden können, dass zu einem Auftrag ein Lieferschein beziehungsweise ein Kaufvertrag, eine Rechnung sowie ein Zahlungsbeleg vorliegen. Außerdem müssen in vielen Unternehmen Dokumente, die jahrelang in Papierform zum Einsatz kamen, digitalisiert und für die digitalen Rechnungslegungs-Abläufe nutzbar gemacht werden. All dies erfordert einen gewissen Aufwand und den Mut zur Umstellung.

Lohnender Aufwand

Dass sich der Aufwand für die Etablierung papierloser Abläufe in der Buchhaltung lohnt, zeigt sich ganz konkret in Kosteneinsparungen. Es geht im Grunde darum, mit einem einmaligen kleinen Kraftakt die notwendigen Strukturen und Archiv-Prozesse zu implementieren, um langfristig davon zu profitieren. „Die fortschreitende Digitalisierung verändert und optimiert den Prozess der Buchhaltung entscheidend. Belege werden durch verschiedene Personen im Unternehmen benötigt. Wenn diese Mitarbeiter auf die Dokumente digitalen Zugriff haben entfällt der Zeitaufwand für Rückfragen, Belegsuche, Kopieren und Rückablage“, kommentiert Andreas van Riesen, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer der GAAP GmbH aus Berlin, nur einen der vielen Vorteile durch die papierlose Buchführung.

Das papierlose Büro und vor allem die papierlose Buchhaltung haben große Vorteile. Für Unternehmen bedeuten sie jedoch erst einmal einen recht hohen Aufwand in der Umstellung. Dies kann jedoch neben dem Vorteil der Überall-Verfügbarkeit von Dokumenten langfristig auch zu wertvollen Einsparungen an Personalaufwand und Ressourcen führen.

Dieser Beitrag wurde mir durch die GAAP GmbH, Andreas van Riesen, zur Verfügung gestellt. Hierfür ein herzliches Dankeschön.

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Unternehmensentwicklung / Business Development - Autor (Buch, Print, Online) - Systemische Beratung / Coaching - Haibach / Aschaffenburg, Wien, Österreich.

1 Kommentar Schreibe einen Kommentar

  1. Wir haben ein Konzept entwickelt, mit dem die elektronische Rechnung und die Digitalisierung von Belegen steuerrechtlich korrekt verarbeitet werden… nach zwei Jahren auf dem Markt, kann ich als Fazit nur ziehen: … die wenigsten sind soweit… es besteht immer noch die „Papiergläubigkeit“.

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