E-Mails richtig archivieren und revisionssicher machen

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Wie ein Damokles-Schwert hängt das Thema E-Mail-Archivierung über vielen Unternehmen in Deutschland und Österreich. Insbesondere viele Klein- und mittelständische Unternehmen haben zwar davon gehört, sehen aber keinen Handlungsbedarf in der praktizierten Vorgehensweise, E-Mails einfach in einem gesonderten Ordner im verwendeten E-Mail-Programm weg zu sichern.

„Doch damit ist es leider nicht getan. E-Mail Archivierung ist seit 2017 keine Option mehr, sondern Pflicht!“, wissen die Experten von ESTUGO. ESTUDO ist Shop- und Webhosting-Anbieter. Als solcher bietet das Unternehmen auch Hosted Exchange und E-Mail-Archivierung.

Korrespondenz, die früher per Brief oder Fax versendet und empfangen wurde, ist auch dann aufbewahrungspflichtig, wenn diese heutzutage per E-Mail erfolgt. Dabei muss die Aufbewahrung so erfolgen, dass im Nachhinein keine Änderungen oder Löschungen mehr möglich sind. In der Fachsprache spricht man von „revisionssicherer Archivierung“ (GoBD Kapitel 3.1-3.2.5).

Was riskieren Unternehmen, die die Archivierungsregeln nicht einhalten?

In den meisten Fällen steht eine Neubewertung der Einkommensteuer bzw. der Körperschaftssteuer an.

Wie lange müssen E-Mails rechtssicher aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungszeit beträgt normalerweise 6 Jahre (für allgemeine Korrespondenz), 10 Jahre für alle Unterlagen, die ergebnisrelevant in die Bilanz, GuV oder die Einnahme-Überschussrechnung einfließen (also Rechnungen, Aufträge, Verträge, Reklamationen etc.). Wer auf Nummer sicher gehen will, speichert E-Mails und Anhänge (unabhängig ihrer Relevanz) für mind. 10 Jahre. Stichtag ist jeweils das Ende des Geschäftsjahres, in dem der Geschäftsvorfall abgeschlossen wurde.

Ausführlich ist dies geregelt in den folgenden Gesetzestexten:

  • Für Deutschland: §§238, 257 HGB und § 147 AO
  • Für Österreich: § 189 UGB, §§ 131, 132 BAO,

Im Rahmen eines Bloggerprojektes bin ich auf die Plattform ESTUGO aufmerksam geworden. Hier die wichtigsten Vorteile in Kürze:

  • Kurze Vertragslaufzeiten (meist von nur 1 Monat)
  • Schnelle Reaktionszeiten (Antwort in der Regel innerhalb von 1 Tag)
  • Schnelle Rechnerperformance, auf der der unterschiedliche Shoplösungen nach Wahl aufgebaut werden können
  • Hoster des Jahres 2020 in der Kategorie Shop-Hosting
  • Chip Magazin Platz 1 und 2 bei Service-Hotline

Wer sich tiefer in das Thema einlesen möchte, findet hier weitere Informationen:

https://www.estugo.de/e-mail-archivierung/
https://www.estugo.de/blog/die-rechtskonforme-e-mail-archivierung-nicht-auf-die-leichte-schulter-nehmen
https://www.estugo.de/blog/e-mail-archivierung-irrtuemer

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information zum Thema E-Mail-Archivierung. Er stellt keine Rechtsberatung darf. Im Einzelfall kontaktieren Sie bitte Ihren Steuerberater oder einen Anwalt.

Unternehmensentwicklung / Business Development - Autor (Buch, Print, Online) - Systemische Beratung / Coaching - Haibach / Aschaffenburg, Wien, Österreich.