Außenwirkung: professionelle E-Mail-Kommunikation

Eine wichtigse Komponente in der heutigen geschäftlichen Kommunikation ist die richtige und professionelle Kommunikation per E-Mail. Leider werden aber gerade hier viele Fehler begangen.

Während wir im E-Mail-Alltag mit unseren Freunden im privaten Bereich eher locker kommunizieren,  präsentiert im Geschäftsleben eine E-Mail Ihr Unternehmen nach außen und muss daher bestimmten Regeln entsprechen. Es gelten im Prinzip die gleichen Regeln, wie beim formellen Brief.

Beginnen wir mit der Betreffzeile: Diese sollte einen klaren Betreff enthalten und eindeutig auf den Inhalt referenzieren. Ändert sich im Verlauf einer Kommunikation der Diskussionsinhalt, so sollte auch der Betreff entsprechend angepasst werden. Entfernen Sie in solchen Fällen auch eventuelle Weiterleitungskennzeichen, wie FW: AW: usw.

Wenn Sie jemanden nicht kennen, sollte als Anrede im Text auf jeden Fall “Sehr geehrter Herr/Frau xxx” stehen. Die Anrede kann sich sicherlich im Laufe der Kommunikation in ein “Hallo Herr/Frau xxx” ändern, wenn sie merken, dass Ihr Gegenüber eher locker mit Ihnen kommuniziert. Im Zweifelsfall warten Sie, bis Ihr Geschäftspartner den ersten Schritt tut.

Inhaltlich sollte die Schreibweise der E-Mail einem normalen Brief gleichen. ……

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Noch etwas zum Thema Erreichbarkeit und Beantwortung von E-Mails:

Messen Sie einer eingehenden Anfrage per E-Mail die gleiche Priorität und Bedeutung zu wie einem Brief oder einem Telefonat. …….

Und noch etwas: Wenn Sie ein Unternehmen gerade neu gründen, will und muss man natürlich Geld sparen. Sparen Sie bitte nicht am falschen Ende. E-Mail-Adressen, wie @web.de, @yahoo.de oder @google.com gehören in den privaten Bereich. Sie signalisieren dem Empfänger genau das, was sie eigentlich verhindern wollen.

Fragen? Meine Kontaktdaten finden Sie in der rechten Spalte.

In diesem Sinne viel Erfolg bei Ihrer E-Mail-Kommunikation.

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Unternehmensentwicklung / Business Development - Autor (Buch, Print, Online) - Systemische Beratung / Coaching - Haibach / Aschaffenburg, Wien, Österreich.