Best Practice: Interaktive Workshops online durchführen

Nachdem uns die Corona-Einschränkungen nach wie vor im Griff haben, gewinnen Online-Meetings und interaktive Online-Workshops mehr und mehr an Bedeutung. Für mich haben sich die Online-Tools Skype und Microsoft Teams bewährt.

Während sich Skype auf die Kommunikation in Bild und Ton sowie eine Chat-Funktionalität konzentriert, bietet Microsoft Teams einige mehr Möglichkeiten, wie etwa eine gemeinsame Dateiablage, ein Wiki, das man sich projektbezogen selbst aufbauen kann sowie eine dem jeweiligen Projekt zugeordnete Chat-Funktionalität.

Weitere Online-Meeting-Tools sind z. B. ZOOM und Google Meet – um nur einige Beispiele zu nennen.

Unabhängig davon für welches Tool Sie sich entscheiden, möchte ich im Folgende ein paar Tipps weitergeben, mit denen auch Ihr Online-Meeting oder auch Ihr interaktiver Online-Workshop ein Erfolg wird.

Vorbereitung:

  • Laden Sie rechtzeitig vor der Veranstaltung für Ihr Online-Meeting ein.
  • Versenden Sie mit der Einladung auch den Link zum Meeting und erläutern Sie, wie sich die Teilnehmer einwählen müssen.
  • Falls die Installation einer Software erforderlich ist, bedenken Sie, dass in Unternehmen häufig dafür eine entsprechende Berechtigung vorliegen muss.
  • Weisen Sie in Ihrer Einladung auf die erforderlichen Rahmenbedingungen hin: Ruhigen Arbeitsplatz suchen, Störfaktoren beseitigen (Schild an die Tür, Handy abschalten etc.), Microfon und Kamera überprüfen, Kamera während der Veranstaltung einschalten, ggf. was zum Trinken bereit stellen.

Durchführung:

  • Beginnen Sie pünktlich zur vereinbarten Uhrzeit
  • Begrüßen Sie die Teilnehmer einzeln mit Namen
  • Weisen Sie nochmal auf die Rahmenbedingungen hin und bitten Sie die Teilnehmer ihre Kameras zu aktivieren.
  • Bitten Sie die Teilnehmer ihre Micros ab zu schalten und nur dann zu aktivieren, wenn sie gerade sprechen. So vermeiden Sie Hintergrundgeräusche.
  • Erläutern Sie die Agenda. Definieren Sie klare Pausezeiten und halten Sie diese auch ein.
  • Wenn Sie interaktiv zusammenarbeiten (Workshop) bestimmen Sie einen Schriftführer, der möglichst am geteilten Bildschirm mitprotokolliert. Halten Sie die Arbeitsergebnisse direkt während des Workshops fest.
  • Wenn Sie im Workshop Einzelarbeiten oder Gruppenarbeiten planen, erläutern Sie zunächst die Aufgabe am Bildschirm und definieren anschließend das Prozedere, z. B.: Schalten Sie bitte Bildschirm und Kamera ab. Wenn Sie fertig sind, aktivieren Sie diese wieder. Wir treffen uns spätestens in 10 Min. um xx Uhr hier wieder.
  • Fragen Sie im Anschluss die erarbeiteten Ergebnisse einzeln ab und visualisieren Sie diese.
  • Bei längeren Pausen (etwa der Mittagspause) bitten Sie die Teilnehmer, sich aus der Veranstaltung auszuwählen und danach zu einer bestimmten Uhrzeit wieder anzumelden.
  • Lassen Sie zur Auflockerung auch zwischendurch mal einen Small-Talk zu. Etwa nach der Mittagspause.
  • Grundsätzlich gelten auch im Online-Meeting alle Regeln, die wir von Präsenzveranstaltungen und Präsentationen sonst auch kennen.

Mit einer guten Vorbereitung und etwas Disziplin bei der Durchführung lassen sich sogar umfangreiche Besprechungen, Workshops und Kundenpräsentationen mit einer Dauer über mehrere Stunden sehr gut und strukturiert durchführen.

Es ist mir bewusst, dass viele von uns hier Neuland betreten. Aber es hilft nichts. Wir werden uns mit dieser Art der Kommunikation anfreunden müssen. Wer frühzeitig damit beginnt, hat bereits erste Erfahrungswerte, wenn andere erst beginnen darüber nachzudenken. Außerdem lässt sich auf diese Weise ja auch Geld und Zeit sparen durch die Reduzierung der Reisetätigkeit, Kosten für Seminarräume etc.

Wenn Sie sich bei Ihren ersten Online-Meetings unsicher sind, kann ich Sie gerne bei der Vorbereitung und auch als Coach / Moderator bei der Durchführung unterstützen. Sprechen Sie mich einfach an.

Unternehmensentwicklung / Business Development - Autor (Buch, Print, Online) - Systemische Beratung / Coaching - Haibach / Aschaffenburg, Wien, Österreich.