Professioneller Außenauftritt – auch bei Messen und Veranstaltungen

Auch bei Messen und Veranstaltungen ist ein professioneller Außenauftritt ein absolutes Muss für jedes Unternehmen.

Sie erinnern sich vielleicht an einen meiner früheren Blog-Artikel, in dem ich erwähnte, dass ein Interessent immer einen professionellen Eindruck von Ihrem Unternehmen gewinnen muss, ganz gleich, auf welchem Weg der Interessent Ihr Unternehmen “betritt”.

Auf welchem Weg ein Kunde kommt, sucht sich der Kunde in der Regel selber aus. Ob persönlich im Laden oder über Ihre Interseite, oder E-Mail oder Telefon.

Auch ein Messestand präsentiert Ihr Unternehmen. Während der Messezeit ist der Stand schließlich eine Art “Außenstelle” Ihres Unternehmens. Und außerdem sind Sie ja auf der Messe, um gerade hier neue Kunden für sich zu gewinnen. Daher ist ein professioneller Auftritt von absoluter Notwendigkeit. Oft entscheiden nur Sekunden, ob Ihr Stand die Aufmerksamkeit eines vorübergehendnr Messebesuchers auf sich zieht, er an Ihrem Stand stehen bleibt oder ihn sogar betritt und Sie anspricht.

Daher gibt es auch hier – oder gerade hier – einige wichtige Grundregeln und Verhaltensregeln.

Erstens muss der Stand natürlich optisch ansprechend gestaltet sein, möglichst offen, nicht nur Tische oder Stellwände zugebaut. Hier hilft Ihnen in der Regel eine professionelle Marketingagentur weiter, die mit Messebau Erfahrungen hat.

Planen Sie Ihre Standbesetzung rechtzeitig. Wichtig ist dabei, dass die wichtigsten Unternehmensbereiche am Stand mit kompetenten Ansprechpartnern vertreten sind. Auf jeden Fall sollte jederzeit auch ein Entscheidungsträger am Stand anwesend sein. Wichtig ist ein klar definierter Standleiter. Über ihn laufen alle wichtigen und organisatorischen Angelegenheit.

Am Stand herrscht grundsätzlich äußerste Disziplin. Dazu gehören das Abmelden beim Verlassen des Standes und das wieder anmelden beim Zurückkommen. Aber auch äußerste Disziplin im Umgang miteinander. Bedenken Sie, dass ein Messetag für alle Beteiligten stressig und anstrengend ist. Umso mehr sollte auf einen guten und freundlichen Umgangston geachtet werden. Gegenseitige Hilfsbereitschaft auch unabhängig von sonst üblichen hierarchischen Strukturen ist wichtig. Wenn ein Mitarbeiter gerade einen Interessenten empfängt, ist es durchaus erlaubt, dass auch der Chef dazu kommt, und nach einem Getränkewunsch fragt. Dies ist auch eine gute Gelegenheit, sich beim Bringen dem Gespräch anzuschließen.

Generell sollte ein Interessent, der Interesse an Ihrem Unternehmen zeigt, mit Handschlag begrüßt werden. incl. dem obligatorischen Visitenkartentausch. Achten Sie darauf, dass Sie immer eine Visitenkarte Ihres Gegenüber erhalten. So können Sie sich während dem Gespräch den Namen einprägen und ihn mit Namen ansprechen. Hat er keine Visitenkarten, so notieren Sie sich den Namen auf einem Zettel oder direkt auf dem Besucherbericht, der für jeden Besucher ausgefüllt werden soll.

In der Regel erfordert eine Messe sehr viel Vorbereitung. Auch ist der Stand (Miete, Standbau etc.) mit erheblichen Kosten verbunden. Daher sollten Sie die Zeit so effizient wie möglich nutzen. In der Regel sollte ein Beratungstermin mit einem Interessenten eine halbe Stunde nicht überschreiten. Es ist die Zeit, um dem Interessenten eine generelle Information über das Unternehmen zu geben, über die Produkte und Mehrwerte zu informieren, evtl. eine kleine Produktpräsentation. Möchte der Interessent tiefer einsteigen, so vereinbaren Sie am besten mit ihm einen ausführlichen Folgetermin. Bei diesem haben Sie dann auch mehr Ruhe als auf dem Messestand. Außerdem haben Sie Ihre Zeit wieder frei für neue Besucher.

In der Regel macht es auch Sinn, bereits rechtzeitig vor der Messe mit Interessenten Besuchstermine zu vereinbaren. Hier hilft Ihnen eine professionelle Telemarketingagentur. Der Vorteil der Agentur liegt darin, dass die Mitarbeiter auf Telefonakquise professionell vorbereitet sind, und sich ausschließlich mit dem Telefonieren beschäftigen können. Beachten Sie bei den Terminen, dass Messebesucher die Termine nicht immer punktgenau einhalten werden, weil sie z. B. an einem anderen Stand aufgehalten wurden. Sehen Sie die Termine daher als ca.-Zeiten und planen Sie entsprechend Puffer zwischen den Terminen ein.

Selbstverständlich können Sie auch Ihre bestehenden Kunden zum Besuch einladen. Allerdings sollten Sie deutlich mehr Zeit für Neukunden einkalkulieren. Ihre Bestandskunden kennen Sie ja schon, und sie haben sicherlich viele andere Gelegenheit, mit diesen zu sprechen.

Eine Messe ist daher die teuerste Gelegenheit seine bestehenden Kunden zu begrüßen.

Am Stand gilt, wie schon erwähnt, absolute Professionalität. Dazu gehört auch das korrekte Auftreten, oder eine der Messe entsprechende Kleidung. Ein Polo-Shirt mit einer großen Aufschrift auf dem Rücken “Ich bin nicht zuständig”, das ich vor einiger Zeit auf einer Handwerkermesse sah, suggeriert dem Besucher genau das, was er liest.

Rauchen und Telefonieren oder nebenbei andere Dinge bearbeiten, schnell die versäumte interne Besprechung von letzter Woche nachholen etc., sind absolute Tabus. Auch, oder gerade dann, wenn gerade auf dem Messestand wenig los ist. Wenn genau zu diesem Zeitpunkt gerade Ihr einzigster Interessent vorbeikommt, und weitergeht, weil Sie ihm keine Aufmerksamkeit widmen, dann haben Sie Ihre Chance verpasst.

Natürlich sind das nur einige Punkte, die bei einer Messe zu beachten sind. Richtige Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung sind das A und O, damit die Messe zum Erfolg wird. Greifen Sie bei Bedarf auf einen externen Profi zurück, damit die Messe für Ihr Unternehmen ein absoluter Erfolg wird. Selbstvertrauen ist gut. Zu viel Selbstvertrauen endet in Selbstüberschätzung und kann in bestimmten Situationen schädlich sein.

Fragen? Jetzt Kontakt aufnehmen!

Unternehmensentwicklung / Business Development - Autor (Buch, Print, Online) - Systemische Beratung / Coaching - Haibach / Aschaffenburg, Wien, Österreich.